Szanuj, a nie spamuj – o budowaniu relacji z mediami

Budowanie relacji to zadanie, które wymaga zaangażowania, czasu oraz systematyczności. Kontakt z dziennikarzami jest dla specjalisty od PRu jak tlen – bez tego praca w tej branży po prostu nie ma sensu i właśnie dlatego tak istotne jest przemyślane prowadzenie komunikacji z mediami.

Co dziennikarz myśli o PRowcu?

Zanim przejdziemy do recepty na dobre relacje z mediami, zastanówmy się nad tym, jak to wszystko wygląda z drugiej strony. Czy dziennikarz ma podstawy do tego, żeby nie lubić branży PR? Tak. Redakcje są zasypywane materiałami prasowymi, z czego większość jest nie tylko słabo przygotowana, ale przede wszystkim nieciekawa. Nic więc dziwnego, że nagłówek e-maila, w którym widnieje fraza „materiał prasowy” wywołuje na twarzy odbiorcy grymas niechęci i odruch naciśnięcia komendy „usuń” lub co gorsza „przenieś do spamu”. Dziennikarz nie lubi PRowca za to, że ten zabiera mu cenny czas, zapycha skrzynkę odbiorczą i natarczywie dzwoni, prosząc o zapoznanie się z każdym wysłanym tekstem. Nie lubi go też za unikanie płatnych form publikacji oraz nieprecyzyjne informacje na temat wyobrażeń o ewentualnej współpracy. Po pewnym czasie traktuje każdego przedstawiciela tej branży, jak przysłowiowy rzep u psiego ogona nie zapamiętując nazwisk, a często też nie siląc się nawet na uprzejmy ton rozmowy. W takiej sytuacji przedstawiciele PR muszą stawić czoła złym stereotypom na temat własnej branży i zbudować nowy rodzaj komunikacji z mediami.

Dobry specjalista ds. PR wie, w jaki sposób rozmawiać z dziennikarzami, potrafi ich sobie zjednać i zyskać ich zainteresowanie. Dziennikarz lubi PRowca za solidnie przygotowane materiały, możliwość współpracy przy tekstach autorskich, otwartość na realizację różnych projektów (także tych, które zaproponuje sam dziennikarz) oraz uczciwość. Tak, ta ostatnia cecha jest bardzo ważna – nikt z nas nie lubi cwaniaków, którzy traktują innych, jako narzędzie do osiągnięcia swoich celów. Doświadczony specjalista ds. PR wie, jak wygląda praca dziennikarza i szanuje jego czas, posiada też tzw. umiejętności miękkie i ma duże wyczucie taktu.

Jak pisać materiały prasowe?

To pytanie jest tak wyświechtane, nadużywane, wszechobecne i maltretowane, że aż nie chce się na nie odpowiadać, a jednak nadal istnieje taka potrzeba. Zgodnie ze sztuką, warto trzymać się zasady „od ogółu, do szczegółu”, nie przesadzając jednak z objętością tekstu. Specjaliści ds. PR mają tendencję do pisania zbyt długich, litych tekstów, niedostosowanych do wymagań nowoczesnych mediów. Pamiętajmy o wyróżnieniach, nie tylko jeśli chodzi o tytuł, lead i śródtytuły; zaznaczmy najważniejsze informacje lub wyszczególnijmy je dodatkowo w ramce; dobrym rozwiązaniem jest także wypunktowanie. Czytelnik „skanuje” treść zanim zdecyduje, czy chce poświęcić czas na czytanie całości. Dziennikarz także.

Ważne jest też dobranie tematu do rodzaju mediów oraz rozróżnienie treści, które mają się ukazać w Internecie oraz tych, które chcemy pokazać w prasie. Piszmy zwięźle, nie powtarzając wciąż tych samych informacji i skupmy się na naprawdę interesujących aspektach. Dziennikarza nie interesuje nowe wdrożenie w firmie X, jeśli jednak dane przedsiębiorstwo jako pierwsze zastosowało innowacyjne rozwiązanie w swojej branży, prawdopodobnie będzie chciał podzielić się tą informacją z czytelnikami.

Najważniejsze zasady, w skrócie:

  • Pisz zgodnie z regułą „od ogółu do szczegółu”.
  • Wybierz naprawdę interesujący temat.
  • Przyciągnij dziennikarza dobrym tytułem i treściwym leadem.
  • Wyróżnij najważniejsze informacje.
  • Pisz zwięźle, nie powtarzaj tych samych informacji.
  • Odwołaj się do badań, dodaj wypowiedź specjalisty – nadaj wartość treści.
  • Dołącz zdjęcie eksperta/miejsca/ilustrujące temat.
  • Pamiętaj o schludności – wyjustuj tekst, zastosuj pogrubienia, wybierz czytelną czcionkę, która nie męczy wzroku.
  • Ważne! Treść e-maila ma znaczenie! Wiadomość powinna być krótka, zachęcająca do zapoznania się z materiałem.

Jak zaprzyjaźnić się z dziennikarzem?

To zależy od dziennikarza. 😉 A tak poważnie – przede wszystkim należy szanować jego czas oraz pracę. Dziennikarz, do którego się zwracamy, zajmuje się prawdopodobnie określonym blokiem tematycznym i dobrze jest ustalić wcześniej, jakie tematy go interesują. To zadanie może ułatwić wykonanie telefonu do sekretarza redakcji i zapytanie o to, do kogo można się zwrócić z tematem związanym z konkretną dziedziną. W ten sposób PRowiec nie musi „zawracać głowy” wszystkim w redakcji. Bardzo dobrym odruchem jest podziękowanie za publikację, która ukazała się w Internecie lub prasie oraz zaoferowanie współpracy także w drugą stronę – jeśli dziennikarz będzie potrzebował komentarza eksperta, Agencja go przygotuje.

Najważniejsze jest wyjście z cienia i przełamanie lodów związanych z anonimowością. Maile i telefony to środki ułatwiające komunikację, które jednak nie są w stanie zastąpić kontaktu osobistego. Inaczej rozmawiamy z panią z centrum telefonicznego, która jest tylko głosem w słuchawce, a całkiem inaczej z osobą, którą znamy choćby tylko z widzenia. Śniadania prasowe oraz konferencje są świetną okazją do przedstawienia się dziennikarzom, dają też możliwość rozmowy – zwykłej, ludzkiej, kulturalnej, która tak naprawdę zawsze jest kamieniem milowym w relacjach z mediami.

 

Łucja Cymkiewicz

Specjalista PR

Comunicativo PR & Content Marketing

Dobierzemy działania dostosowane do Twoich potrzeb.

Skontaktuj się z nami: biuro@comunicativo.pl 606 221 784

Zobacz koniecznie

Nowoczesny rolnik szuka marketingowca, a nie żony

„Zaspokajać potrzeby, czerpać zyski” głosi najkrótsza definicja marketingu. Doskonale zdają sobie z tego sprawę zarządzający w […]

Marketing

Szanuj, a nie spamuj – o budowaniu relacji z mediami

Budowanie relacji to zadanie, które wymaga zaangażowania, czasu oraz systematyczności. Kontakt z dziennikarzami jest dla specjalisty […]

Relacje z mediami

Employer branding – sztuka przyciągania najlepszych pracowników

Rynek pracownika, nieskuteczne rekrutacje, stałe rotacje w zespole… Czy Twoja firma również boryka się z problemami […]

employer branding

Łódź Kreuje © Comunicativo 2015, Wszelkie prawa zastrzeżone